Als de hel uitbreekt! Een praktische opleiding crisismanagement en communicatie: Cursus

Als je school geconfronteerd wordt met een ernstig incident of een schokkende gebeurtenis ben je daar zelden voldoende op voorbereid. Er wordt duidelijke sturing verwacht door de leidinggevenden. Een goed noodplan is dan een richtsnoer, maar volstaat niet om de specifieke organisatorische en communicatieve uitdagingen die op jullie afkomen tijdens en na een crisis aan te pakken. Tijdens deze opleiding zoom je in op crisisbewustzijn, crisisbeheer en communicatie voor en door leidinggevenden en middenkader, met een focus op het nemen van beslissingen onder druk. Je maakt kennis en oefent met beproefde modellen en instrumenten die je helpen om de initiële chaos en crisisstress snel en gestructureerd aan te pakken op basis van de beschikbare middelen en informatie.

Programma

Dagdeel 1: Organisatie en begrippenkader staan centraal. Je maakt kennis met de verschillende aspecten van crisisbeheer in een onderwijscontext. Daarnaast krijg je zicht op de (hulp)diensten, verschillende soorten crisissituaties, hun specifieke uitdagingen en aangepaste aanpak. 

• Wat is een crisis?
• Wat is crisisbewustzijn?
• Hoe verhouden management, operaties en communicatie zich tot elkaar?
• Hoe werken de hulpdiensten?
• Hoe kan je een school(crisis)team samenstellen en hoe werkt het?
• Op welke lokale of bovenlokale ondersteuning kan je desgevallend terugvallen?
• Hoe bouw je aan een goede samenwerking?
• Hoe bouw je een crisisondersteuningsnetwerk uit?
• Hoe ga je om met je communicatie (kansen, beperkingen en bedreigingen)?

Dagdeel 2: Dit deel richt zich op casuïstiek van crisisbeheer, strategisch crisismanagement en communicatie.
Je gaat in groepjes aan de slag met de kennis en de tools uit dagdeel 1 en verkent de communicatieve kansen, beperkingen en bedreigingen.

• Welke tools kunnen je crisisteam helpen om op korte tijd, soms met erg weinig gevalideerde informatie en rekening houdend met de middelen die je op dat moment (slechts) hebt, de noodzakelijke, soms cruciale, beslissingen te nemen?
• Hoe krijg je in kaart hoeveel leerlingen en/of leerkrachten er (rechtstreeks) betrokken zijn, welke zorg moet je school zelf bieden en wie kan je daarbij helpen?
• In welke mate is de schoolwerking ontwricht en hoe snel kan je terug een quasi normaal lesverloop garanderen?
• Hoe organiseer je de (na)zorg?
• Waarmee houden we rekening in onze (crisis)communicatie?

Dagdeel 3: Je legt de link tussen welzijn en veiligheid in het anticiperen op en omgaan met mogelijke crises.

• Hoe bouw je aan crisisbewustzijn op de verschillende niveaus van je organisatie?
• Welke ingrepen versterken je organisatie?
• Ken je je risico’s en hoe ga je er mee om?
• Hoe kan je oefenen?

Dagdeel 4: Je neemt deel aan een geïntegreerde crisisoefening (met focus op communicatie). Je krijgt een rol in een tafeloefening waarin je met je team wordt geconfronteerd met een crisissituatie in je school. Met oog voor de operationele aanpak van de hulpdiensten en inzet vanuit de eigen organisatie organiseer je de interne en externe communicatie.

• Wie moet je team, in welke volgorde, allemaal verwittigen en hoe ga je om met de vele vragen van leerlingen, ouders, leerkrachten, pers… die op je afkomen?
• Hoe volg je de (sociale) media op?
• Hoe organiseer je de communicatieflow met de verschillende doelgroepen?
• In een crisisscenario oefen je het omgaan met (tijds)druk, de nood aan afstemming, rekening houden met de verwachtingen van de verschillende stakeholders zoals leerlingen, ouders, pers…
• Je ervaart de impact op je eigen operationele ingrepen en je communicatie door de inbreng van andere spelers op het terrein.

Dagdeel 5: Op basis van de inzichten die vergaard zijn in de voorgaande dagdelen gaan we in dit laatste luik dieper in op de relatie tussen organisatiestrategie en crisismanagement. Daarbij blijven we af en toe stil staan bij enkele recente en soms verrassende nieuwe inzichten. Die koppelen terug naar verschillende topics uit het brede domein van organisatie- en managementtheorie (cultuur, besluitvorming, structuur, doorvoeren van veranderingen, e.d.). We zullen dan vaststellen dat de noodzakelijke voorwaarden om een organisatie te leiden vaak pijnlijk scherp afsteken tegen de realiteit die een crisis met zich meebrengt. Tijdens deze sessie trachten we daar een praktisch antwoord op te formuleren. Dat doen we onder andere aan de hand van het boek Alles is onder controle! & 9 andere mythes over organiseren in tijden van crisis (Brugghemans et al., 2021) dat elke deelnemer ontvangt.

• Leiderschap bij crisis;
• Battle rhythm in je crisisteam;
• Veerkracht in organisaties;
• Vroegtijdig detecteren van alarmeringssignalen.